Apostille: Erklärung und Kosten der Beantragung

Sie benötigen öffentliche Urkunden im Ausland, eventuell um zu heiraten, dort zu arbeiten oder um ein Kind zu adoptieren? Dann benötigen Sie für einige Ihrer Dokumente wahrscheinlich eine Apostille. Was eine Apostille ist, wann Sie sie benötigen, wie und wo Sie die Apostille beantragten, was für Apostille Kosten auf Sie zukommen und weitere Informationen erfahren Sie hier.


Was ist eine Apostille?

Eine Apostille ist eine vereinfachte Form einer Beglaubigung im internationalen Urkundenverkehr, welche im Haager Abkommen zwischen vielen Mitgliedsstaaten entschieden wurde. Die Apostille ersetzt eine Legalisation, welche heutzutage nur noch selten nötig ist.


Wann brauche ich eine Apostille?

Ein Apostille wird z.B. benötigt, wenn Sie im Ausland heiraten, adoptieren, arbeiten oder eine Firma gründen wollen, erben oder ein Haustier mitnehmen möchten.


Wo beantragt man die Apostille?

Der Urkundeninhaber beantragt die Apostille in dem Land oder bei der Auslandsvertretung des Landes, wo die Urkunde ausgestellt wurde. Jedes Land legt selbst fest, welche Behörde zuständig ist. In Deutschland entscheidet meist das jeweilige Bundesland, welche Behörde für welche Urkundenart zuständig ist. Die Webseite des Auswärtigen Amtes hilft Ihnen weiter.


Kann man die Apostille online beantragen?

Eine Apostille online beantragen ist nach aktuellem Stand nicht möglich.


Was ist eine Apostille?

Apostille: Erklärung und Kosten der Beantragung
Neben Geburtsurkunden können noch viele weitere öffentliche Dokumente beglaubigt werden.

Eine Apostille, auch „Haager“ Apostille genannt, ist ein Stempel, welcher als Beglaubigung für Dokumente vergeben wird, dessen Verwendung nicht im Ausstellungsland erfolgen soll. Es handelt sich um eine vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung, die international anerkannt wird. Die Apostille ist ein Beleg dafür, dass die Unterschrift des Ausstellers, die Befugnis für das Ausstellen des Dokuments oder aber ein Siegel oder Stempel auf einem Dokument echt sind.

Eine Apostille kann nötig werden, wenn:

  • Sie im Ausland heiraten oder einen ausländischen Partner in Ihrem Land ehelichen wollen.
  • im Ausland ein Kind adoptieren möchten.
  • im Ausland arbeiten oder ein Geschäft eröffnen möchten.
  • Ihr Haustier mit ins Ausland nehmen.
  • Sie im Ausland Ihre Heimat oder die Ihres Kindes nachweisen möchten.
  • Sie im Ausland geerbt haben.

Es können lediglich öffentliche Urkunden mit der Apostille beglaubigt werden.

Zu den öffentlichen Urkunden gehören:

  • Personenstandsurkunden:
    • Geburtsurkunden
    • Heiratsurkunde
    • Lebenspartnerschaftsurkunde
    • Sterbeurkunde
  • Melderechtliche Bescheinigungen:
    • Aufenthaltsbescheinigung
    • Meldebescheinigung
  • Sozialberichte von Jugendämtern
  • Adoptionsbefürwortung
  • Führungszeugnis
  • Einbürgerungsurkunde/-zusicherung
  • Dokumente vom Gesundheitsamt (ärztliche Bescheinigung)
  • Dokumente vom Veterinäramt (Impfbescheinigung)
  • Prüfungszeugnisse (Handwerks-, Industrie- und Handelskammer)
  • Gerichtliche Urkunden (Scheidungsurteil)
  • Notarielle Urkunden

Wenn ein privates Dokument wie das eigene Testament, Vollmachten oder formlose Kaufverträge mit einer Apostille versehen werden sollen, müssen diese vorher durch einen Notar beurkundet werden, sodass sie als öffentliche Urkunde zählen.

Wie sieht eine Apostille aus?

Eine Apostille ist ein 9x9cm großer Stempel, der direkt auf die zu beglaubigende Urkunde ausgestellt wird. Meistens wird er in der Amtssprache des ausstellenden Landes vergeben (hierzulande also auf Deutsch), manchmal jedoch auch auf Englisch. Laut Artikel 4 des Übereinkommens muss der Titel „Convention de La Haye du 5 octobre 1961“ (Bedeutung: Haagener Kongress vom 5.Oktober 1961) auf Französisch darüber stehen. Hier können Sie sich das Muster einer Apostille Deutschland ansehen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Apostille und einer Legalisation?

Die Apostille ist nur eine Variante, um eine internationale Echtheitsbestätigung zu erlangen. Neben der Apostillierung gibt es auch noch die sogenannte Legalisation.

Früher musste man, um öffentliche Urkunden im Ausland nutzen zu können, immer eine Legalisation durchführen. Dabei handelt es sich um einen recht mühsamen Prozess einer Echtheitsbestätigung und der mehrstufige Prozess mit Vorbeglaubigung und Endbeglaubigung richtet sich nach Art der Urkunde: Während Handelspapiere bei der Industrie-und Handelskammer und dann beim Konsulat eingereicht werden müssen, brauchen gerichtliche Urkunden oder solche vom Notar eine weitere Beglaubigung durch den Landgerichtspräsidenten. Personenstandsurkunden wiederum brauchen eine Vorbeglaubigung vom Regierungspräsidium. Die Legalisation führt die Vertretung des Landes durch, in dem das Dokument benötigt wird.

Um dieses Verfahren international zu vereinfachen, wurde bei der Haager Konferenz für internationales Privatrecht  am 05.01.1961 das multilaterale Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation entschieden. Eine große Anzahl an Vertragsstaaten, welche stetig wächst und inzwischen 118 Staaten (Stand: Februar 2020) umfasst, unterzeichnete das Abkommen. Dies führte dazu, dass heute nur noch eine dazu bestimmte Behörde die Echtheit einer Heiratsurkunde, Geburtsurkunde oder anderer Urkunden nach einem festgelegten Muster bestätigt.

Achtung: Staaten können eine Legalisation fordern
Auch wenn zwei Staaten dem Haager Abkommen angehören, kann es sein, dass ein Land das andere als bedenklich einzustufen und somit eine Legalisation zu fordern.

Durch das Abkommen ist eine Legalisation heutzutage eher eine seltene Angelegenheit. Zu diesen Ländern gehören alle EU-Staaten, europäische Nicht-EU Länder wie die Ukraine sowie andere Staaten wie China, USA, die Türkei oder Russland.

Zudem hat Deutschland hat mit einigen Staaten ein zusätzliches bilaterales Abkommen abgeschlossen, welches für bestimmte Urkunden gilt und mit dem auf eine Apostille verzichtet werden kann. Dazu gehören:

  • Dänemark
  • Belgien
  • Schweiz
  • Österreich
  • Frankreich
  • Griechenland
  • Italien
  • Luxemburg

Die vollständige Länderliste aller Mitgliedsstaaten des Haagener Abkommens finden Sie auf der Seite des Auswärtigen Amts. Sollte Ihr Zielland nicht auf der Liste stehen, wenden Sie sich bitte an die zuständige Auslandsvertretung des Landes (Botschaft/Konsulat), in welchem Sie später Ihre Urkunde vorzeigen möchten.

Apostille wo beantragen in Deutschland?

In Deutschland wird eine Apostille ebenso von einer dazu bestimmten deutschen Behörde vergeben, niemals von einer Auslandsvertretung. Wenn Sie nun erfahren wollen, wo Sie eine Apostille in Hamburg, Köln, Düsseldorf, Hannover, Chemnitz, Bonn, Berlin oder Essen erhalten können, erkunden Sie sich am einfachsten beim Aussteller Ihrer Urkunde.

Apostille beantragen: Art der Urkunde Apostille wo beantragen? (Ausstellendes Amt)
Urkunden des Bundes Bundesverwaltungsamt
Urkunden vom Bundespatentgericht;

Urkunden des Deutschen Patentamts

Präsident des Deutschen Patentamts
Urkunden der Bundesländer unterscheiden sich je nach Bundesland
Urkunden der Justizverwaltungsbehörden; ordentlichen Gerichte; Notare:
  • Ministerien für Justiz (Senatsverwaltungen)
  • Land-(Amts-)gerichtspräsidenten
Urkunden aller anderen Verwaltungsbehörden
  • Ministerien für Inneres (Senatsverwaltungen)
  • Regierungspräsidenten
  • Präsident des Verwaltungsbezirks
  • Bezirksregierung

Beispiel:

  • in Berlin: Landesamt für Bürger und Ordnungsangelegenheiten
  • in Sachsen-Anhalt: Landesverwaltungsamt in Magdeburg
Urkunden außerordentlicher Gerichte:
  • Ministerien für Inneres (Senatsverwaltungen)
  • Regierungspräsidenten
  • Präsident des Verwaltungsbezirks
  • Bezirksregierung
  • Ministerien für Justiz
  • Land-(Amts-)gerichtspräsidenten

Sie können Sie sich auf der Seite des Auswärtigen Amts informieren, welche Behörden zuständig sind.

Apostille beantragen – Apostille Kosten und Vorgang

Apostille: Erklärung und Kosten der Beantragung
Die Kosten für eine Apostille variieren je nach Region und Bundesland.

Bevor Sie eine Apostille beantragen, überprüfen Sie nochmals, ob alle Voraussetzungen gegeben sind:

  1. Herkunfts-und Zielland sind Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens.
  2. Ausschließlich öffentliche Dokumente können mit einer Apostille beglaubigt werden.
  3. Die Dokumente müssen im Originalen vorliegen.
  4. Siegel und Signaturen sind vollständig und leserlich (Die Unterschrift beim Handelsregisterauszug wird oft weggelassen!).
  5. Die meisten Dokumente dürfen nicht älter als 6 Monate sein.

Um wichtige Fragen zu Themen wie Übersetzung, Ausstellungsdatum etc. zu klären, fragen Sie die zuständige Auslandsvertretung in Deutschland Ihres Ziellandes oder die zuständigen Behörden in Deutschland.

Eine Apostille beantragen können Sie nur vor Ort, eine Apostille online beantragen können Sie nicht. Höchstwahrscheinlich müssen Sie einen Termin ausmachen. Nehmen Sie die originalen Urkunden und eventuell die vom beeidigten Dolmetscher übersetzten Dokumente mit. Sollte eine Übersetzung nötig sein, wird diese mit einer Apostille versehen, nicht das Original.

Achtung: Die Liste von Dnoti ist nicht aktuell
Auch Dnoti (Bedeutung: deutsches Notarinstitut) stellt eine Liste aller Länder, allerdings ist diese zuletzt 2018 aktualisiert worden und somit nicht aktuell.

Auch ist es ratsam, ein Muster einer Apostille ausgedruckt mitzunehmen, sodass es vor Ort direkt ausgefüllt werden kann. Die Behörde prüft dann die Echtheit Ihrer Dokumente und bringt nach Beendigung der Prüfung die Apostille auf die Urkunde auf. Zuletzt werden alle Angaben ins Apostillen-Register eingetragen. Beachten Sie auch, dass Sie mit längeren Wartezeiten (Tage bis Wochen) rechnen müssen. Anschließend kann es sein, dass auch die Apostille übersetzt werden muss.

Achtung: Es kann sein, dass ausländische Behörden auch eine Übersetzung der Apostille fordern!

Die Beantragung einer Apostille ist eine gebührenpflichtige Amtshandlung, die Apostille Kosten variieren je nach Bundesland und Art der Urkunde sowie Anzahl. Durchschnittlich belaufen sich die Gebühren auf 15-35€, können aber auch durchaus hochpreisiger sein.

Bildnachweise: © Africa Studio – stock.adobe.com, © PhotographyByMK – stock.adobe.com

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